关于印发《海南省纪委监委机关档案管理

　　办法（试行）》的通知

委各内设机构、各派驻机构:

　　《海南省纪委监委机关档案管理办法（试行）》已经2019年2月15日省纪委常委会会议、省监委委务会议审议通过，现予以印发，请遵照执行。

　　中共海南省纪委办公厅

　　2019年2月20日

　　海南省纪委监委机关档案管理办法(试行)

第一章 总  则

　　第一条  为了提高省纪委监委机关档案管理工作科学化、规范化、系统化水平，有效地保护和利用档案，更好地服务于纪检监察工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《中央纪委办公厅关于进一步加强纪检监察档案工作有关事项的通知》等法律法规和政策规定，结合委机关实际，制定本办法。

　　第二条  本办法所称的档案，是指省纪委监委机关各内设机构和派驻机构在日常工作中形成的，具有保存价值并经整理归档的各种文字、图表、音像等不同形式和载体的材料。

　　第三条  委机关各门类档案实行集中统一管理，以维护档案的完整和安全。

第二章 职责与分工

　　第四条  档案管理工作在省纪委常委会的领导下进行。办公厅作为档案工作主管部门，牵头组织、统筹协调档案管理工作；各内设机构和派驻机构各负其责、密切配合。

　　第五条  办公厅秘书处设档案室，配备专职档案工作人员，承担档案管理日常工作，主要职责为：

　　（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和中央纪委国家监委政策规定，建立健全委机关档案管理工作规章制度。

　　（二）督促、指导各内设机构和派驻机构及时、完整、准确地做好各门类档案的归档工作，组织接收、验收和保管。

　　（三）接收、整理、分类、组件和保管文书档案。

　　（四）及时对档案利用和移交等情况进行登记和统计。

　　（五）组织对室藏到期档案的鉴定和销毁。

　　（六）办理领导交办的其他档案业务工作。

　　第六条  委机关各内设机构和派驻机构具体负责本部门各种文件资料的收集、整理，并按职责分工做好归档工作。

　　第七条   委机关各内设机构和派驻机构要指定专人担任兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作，部门主要负责同志对档案的齐全完整负领导责任。委机关应建立以机关档案工作为核心，由各部门档案工作人员组成的机关档案工作网络。

第三章  形成和收集

　　第八条  委机关各内设机构和派驻机构履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。自动化办公系统和其他业务系统应支持形成符合要求的归档文件材料。文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的载体和记录方式。

　　第九条  委机关各内设机构和派驻机构具体承办工作人员应当及时收集、整理工作中形成的归档文件材料，交本部门兼职档案员保管，文件材料应真实、准确、系统，组件齐全、内容完整。

　　第十条  委机关为完成专项工作设置的临时办事机构，有挂靠部门的，其工作中形成的文件材料由挂靠部门负责收集归档；无挂靠部门的，由该临时办事机构负责收集归档。

第四章 整理和归档

　　第十一条  各门类档案的整理应遵循文件材料形成规律，符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》要求，做到真实有效，字迹工整。文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）为单位进行整理，检查调查档案、基建档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理，并按照文书（WS）、案件（AJ）、会计（KJ）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、实物（SW）、基建（JJ）设置门类代码。

　　第十二条  文书档案包括委机关在纪检监察工作中形成的，除检查调查以外反映机关日常工作活动的、具有保存价值的文件材料。经办公厅核文的文件材料由档案室负责整理归档，未经办公厅核文的文件材料由承办部门负责整理归档。

　　第十三条  检查调查档案包括委机关在履行纪检监察职责，适用监督执纪“四种形态”处置问题线索、立案审查调查违纪违法案件、实施问责等工作中形成的，具有保存价值的文件材料。

　　检查调查档案的整理应按照《海南省纪委监委机关检查调查档案归档指南》执行，遵循“谁办案、谁立卷、案结卷成”的原则，归档为监督检查卷、职务犯罪卷、违纪违法卷、审理卷、申诉卷、审查调查内卷、问责卷，并及时移交档案室。

　　第十四条  音像档案包括委机关在纪检监察工作中形成具有保存价值的，通过摄影、录音、录像等手段形成的照片（含数码照片）、录音、录像等辅以文字说明的视听载体。音像档案的整理应按照《海南省纪委监委机关音像档案管理办法(试行)》执行。

　　第十五条  会计档案包括委机关的财务统计报表、账簿、凭证、工资表等，由财务工作人员会同省财政厅省直单位会计管理中心组卷归档。

　　第十六条  基建档案包括委机关基本建设工程项目从立项开始至竣工过程中形成的文字、图表等材料，由基建承办部门负责组卷归档。

　　第十七条  人事档案由委组织部按照中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》进行收集、整理、归档和保管。

　　第十八条  实物档案主要包括委机关内设机构及派驻机构所获得的奖杯、奖牌、奖状、锦旗等，由档案室负责收集和归档。

　　第十九条  凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向档案室移交，任何单位或个人不得私自存放或拒绝归档。

　　第二十条  委机关各内设机构和派驻机构按归档职责分工完成档案整理工作后，需及时向档案室移交。

　　（一）文书档案、音像档案和实物档案于第二年六月底前移交档案室。

　　（二）监督检查卷、违纪违法卷、问责卷自有关问题线索予以了结，或作出谈话提醒、批评教育、诫勉、组织处理、党纪处分、政务处分等决定后三个月内完成归档移交档案室；职务犯罪卷自法院退回案卷材料或作出生效判决后二个月内完成归档移交档案室；审理卷、申诉卷自收到处分决定执行情况后三个月内完成归档移交档案室。

　　（三）会计档案于第二年上半年组卷，保管二年后移交档案室。

　　（四）基建档案于工程竣工后整理组卷，工程竣工验收后，移交档案室。

　　（五）临时办事机构工作中形成的档案，应于临时办事机构撤销后一个月内移交档案室。

　　第二十一条 各部门无合理原因未按时完成归档移交的，档案工作主管部门可发出归档催告单，或视情况在一定范围内进行公开通知。如有合理原因，在前述归档时限内无法完成归档的，应及时将有关原因书面通知档案室。有关障碍消除后应及时完成归档。　　

第五章   保管与利用

　　第二十二条  档案室要根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，并确保档案实体安全和信息安全。档案室要做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

　　第二十三条  专职档案员必须科学管理档案，使档案始终处于安全、整洁、完好状态，严禁涂改、撤换、污损档案；要遵守保密规定，不准将无关人员随意带入档案室，不准将机关有关档案内容告知无关人员；对档案的查阅、借阅、复制等审批手续及内容要认真核对，并做好登记；借出的档案要及时催还，提醒借阅人员注意对档案内容的保密和档案载体的保护。

　　第二十四条  档案利用者应对档案负安全和保密责任。档案不得转借，不得交给无关人员传看；检举、控告材料严禁交给被反映人阅看；阅卷时不准在档案材料上涂改、剪裁、勾画、折叠等，更不准随意拆卷或撕去其中章页；未经批准，不得擅自影印、复制档案材料，任何单位、个人不得在所撰写、出版的书稿中使用未公开过的档案材料。

　　第二十五条  因工作需要查阅（摘抄、复制）档案资料，由承办人填写《档案查阅（摘抄、复制）审批表》，区别不同情况办理审批手续：

　　（一）查阅（摘抄、复制）一般的文书档案，以及音像档案、财务档案、实物档案，须经本部门主要负责人同意后，由办公厅主任批准。

　　（二）查阅（摘抄、复制）检查调查档案，须经本部门主要负责人同意后，报协管本部门的委领导审核批准。

　　（三）查阅（摘抄、复制）全委会议记录，省纪委常委会议（省监委委务会议）记录、纪要，省纪委书记省监委主任专题会议纪要，须经本部门主要负责人同意后经办公厅主任审核，报秘书长批准。

　　第二十六条   档案原则上不对外。如外单位因工作需要，须来函注明查阅目的、内容、范围及联系电话、联系人，由2名经办人持所在单位介绍信和工作证等合法证明，到档案室先办理登记，区别不同情况办理审批手续。

　　（一）查阅（摘抄、复制）文书档案，报办公厅主任审核批准。

　　（二）查阅（摘抄、复制）音像档案、会计档案、实物档案，经办公厅主任审核，报秘书长批准。

　　（三）查阅（摘抄、复制）检查调查档案，经办公厅主任审核，报协助主持日常工作的副书记批准。

　　第二十七条  档案原件一般不得借出，确因工作需要借出，须做到:

　　（一）由承办人填写《档案借阅审批表》，区别不同情况办理审批手续：

　　1.借阅一般的文书档案，以及音像档案、会计档案、实物档案，须经本部门主要负责人同意后，报秘书长批准。

　　2.借阅检查调查档案，经本部门主要负责人同意后，报协管本部门的委领导审核批准。

　　（二）档案借出时间以10天为限，特殊情况需延长时间的按原借出审批权限再次审批。借出期间遇到节假日、出差、探亲、病休、公休、出国等情况，应提前归还。

　　（三）除省级领导同志调阅档案外，其他外单位工作人员一般不予外借档案。特殊情况下需要外借档案的，须经办公厅主任审核，报协助主持日常工作的副书记批准。

　　第二十八条  查阅、摘抄、复制档案一般应在档案室内进行，必须遵守保密规定。

　　第二十九条  委机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。委办公厅会同信息中心根据实际情况，组织推进数字档案室建设，进行传统载体的存量档案数字化转换，实现增量档案的电子文件归档和电子档案管理，开发利用电子档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

第六章  鉴定与销毁

　　第三十条  按照国家档案局有关规定，委机关应定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作由办公厅负责，在办公厅分管领导的主持下，由办公厅和有关业务部门组成鉴定小组，逐卷、逐件鉴定，提出处理意见，提交档案鉴定报告。

　　第三十一条  对保管期限已满且确无保存价值的档案应登记造册，档案室起草档案销毁报告，档案销毁清册和销毁报告送办公厅分管领导审核批准。监销人、经办人应在销毁册上签字，由两人以上负责监销，严禁将待销毁的档案出卖或转移给任何部门和个人。

　　第三十二条  对保管期限已满但仍有保存价值的，应视情况转化其保管期限。档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。鉴定过程形成的材料和销毁清册，由档案室负责归入全宗卷保存。

　　第三十三条  根据国家相关规定，除检查调查档案外的永久、长期档案应在机关保存20年之后连同案卷目录和有关检索工具、参考资料，一并向省档案馆移交。省档案馆有特殊要求的按其通知要求办理。档案室应留存移交进馆档案的文件目录、案卷目录复印件及交接凭证。

　　第三十四条  检查调查档案因其特殊性质，应由档案室保管50年后，根据实际情况，与省档案馆协调后可办理移交。

　　第三十五条  各类收发文登记簿、公章使用登记簿、档案查询登记簿用完后应当至少保存5年；用于使用、销毁、清退国家秘密文件、资料的登记簿和密件、密码电报的登记簿，用完后应当至少保存10年。

第七章  责任追究

　　第三十六条  有下列违反《中华人民共和国档案法》规定的行为的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予政务处分；应当给予党纪处分的，移送委机关党委处理；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任：

　　（一）损毁、丢失档案的；

　　（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）擅自出卖或者转让档案的；

　　（五）将档案卖给、赠送给外国人或者外国组织的；

　　（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；

　　（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

　　（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

　　第三十七条  有下列违反《中华人民共和国档案法实施办法》规定的行为的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予政务处分；应当给予党纪处分的，移送委机关党委处理；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任：

　　（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

　　（二）拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；

　　（三）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

　　（四）不按照国家规定开放档案的。

第八章  附 则

　　第三十八条  市、县、区纪委监委可参照本《办法》，结合本单位的实际情况，制定档案管理办法。

　　第三十九条  本办法自发布之日起施行。 

　　附件：

　　1.海南省纪委监委机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表

　　2.档案查阅（复制）审批表

　　3.档案借阅审批表

　　4.文书档案归档指南

　　5.检查调查档案归档指南

相关附件：

中共海南省纪委办公厅关于印发《海南省纪委监委机关档案管理办法（试行）》的通知附件